Rådgiver forvaltning og fellestjenester

Arbeidsoppgaver

Som rådgiver forvaltning og fellestjenester får du varierte arbeidsdager. Du har ansvar for Kolumbus’ lokaler, avtaler og arkiv, og bidrar i forbedringsarbeid og tverrfaglige prosjekter. Du sørger for at rutinene er tydelige og blir fulgt, og at ledelsen får beslutningsgrunnlag i god tid.

Forbedring og utvikling 

Identifisere, initiere og gjennomføre forbedringstiltak innen lokaler, avtaler og arkivUtarbeide og oppdatere rutiner innen eget ansvarsområdeSikre strukturert dokumentasjon og etterprøvbarhetBidra i utviklingsarbeid, interne prosjekter og tverrfaglig samarbeidUtarbeide beslutningsgrunnlag og anbefalinger innen eget ansvarsområde

Avtaleforvaltning 

Forvalte og følge opp avtaler for fellestjenester i Kolumbus’ kontraktsforvaltningssystemUtarbeide og vedlikeholde rutiner for avtaleforvaltningVære pådriver for riktig bruk av kontraktsforvaltningssystemet i hele organisasjonenHolde oversikt over avtaleperioder, opsjoner, frister og forpliktelserVarsle ledelsen i god tid før avtaler løper ut, opsjoner må utløses eller nye anskaffelser må igangsettesFølge opp leverandører og bidra til gode leveranser og kostnadseffektiv driftBidra med behovsavklaringer og støtte ved anskaffelser innen eget fagområdeGi opplæring og veiledning i avtaleforvaltning

Arkiv og dokumentforvaltning 

Forvalte og videreutvikle arkiv- og dokumentbehandlingssystemetSikre at arkivlovgivningen og arkivrutinene følgesUtarbeide og vedlikeholde rutiner for arkivering og bruk av arkivsystemetVære pådriver for riktig bruk av arkivsystemet i hele organisasjonenFølge opp at arkivrutinene etterleves, og melde fra til ledelsen når det er behov for tiltakGi opplæring og veiledning til ansatte

Bygg og lokaler

Ha det daglige ansvaret for å følge opp Kolumbus' bygg og lokaler 
Koordinere vedlikehold, drift og forbedringer med huseier og leverandører 
Følge opp avvik, HMS og tekniske behov Sikre velfungerende kontorlokaler og fellesarealer for ansatte og besøkendePlanlegge og gjennomføre flytting, ombygging og tilpasning av lokaler, i tett samarbeid med Organisasjon og mennesker 

Støtte til ledelsen og kontordrift 

Tilrettelegge praktisk for styremøter og ledermøter 
Koordinere innkjøp av utstyr og forbruksvarer, post og budtjenester 

Kvalifikasjoner

Vi ser etter deg som har relevant høyere utdanning og erfaring fra drift, avtaleforvaltning og arkiv. Du har gode digitale ferdigheter og trives med å jobbe etter tydelige rutiner og regelverk.

Vi ser etter deg som har:

Bachelorgrad innen økonomi og administrasjon, statsvitenskap, arkivfag, eiendomsforvaltning, drifts- og eiendomsledelse eller annen relevant utdanning på samme nivåErfaring med drift og oppfølging av bygg, lokaler eller fellestjenesterErfaring med avtaleoppfølging og leverandørkontaktErfaring med arkiv- og dokumentforvaltning, gjerne fra offentlig sektorKjennskap til relevant regelverk, herunder arkivloven, offentleglova og HMS-kravGod digital kompetanse og systemforståelseGod skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk.

Det er en fordel om du har:

Erfaring med bruk og forvaltning av arkivsystemerErfaring med bruk av kontraktsforvaltningssystemerErfaring med offentlige anskaffelserErfaring med å utarbeide rutiner og gi opplæringErfaring med forbedrings- og utviklingsarbeid

Personlige egenskaper

Du er strukturert, nøyaktig og opptatt av kvalitet i det du leverer. Du får energi av å holde oversikt over flere ansvarsområder samtidig, og du tar initiativ og eierskap uten å vente på at andre skal si hva som må gjøres.

Du trives med å jobbe selvstendig, men vet verdien av godt samarbeid. Du er trygg i rollen som pådriver, og følger opp kollegaer på en tydelig og serviceinnstilt måte. Du har høy integritet og bygger gode relasjoner på tvers av fagområder.

Og så håper vi at du setter pris på et arbeidsmiljø med godt humør og glimt i øyet.

Vi tilbyr

Hos oss får du en selvstendig rolle med helhetlig ansvar og stor frihet til å forme stillingen og videreutvikle fellestjenestene i årene som kommer. Du blir en del av et kompetent, uformelt og inkluderende arbeidsmiljø, der samarbeid, utvikling og engasjement står sterkt.  Kontoret ligger midt i Stavanger sentrum, med kort vei til buss, tog og en lunsjtur rundt Breiavatnet.

Et samfunnsoppdrag som betyr noe for innbyggerne i RogalandKonkurransedyktige lønns- og arbeidsvilkårGode pensjons- og forsikringsordninger i KLPFleksible arbeidsordningerFaglig utvikling og kompetansehevingKollektivtransportbillettTrening i arbeidstiden, aktivt bedriftsidrettslag og subsidiert lunsjordning

Kolumbus er underlagt offentlighetsloven. Det innebærer at opplysninger om søkere kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om å bli unntatt fra søkerlisten. Dersom anmodningen ikke tas til følge, vil søkeren bli varslet og få anledning til å trekke søknaden før offentlig søkerliste blir gjort tilgjengelig.

Kontaktinformasjon

Kim Richter, Direktør Økonomi, Virksomhetsstyring & Fellestjenester, +[phone]

Arbeidssted

Jernbaneveien 94005 STAVANGER

Nøkkelinformasjon

Arbeidsgiver: Kolumbus ASReferansenr.: [phone]Stillingsprosent: 100%FastSøknadsfrist: 08.11.2026